05.09.2014

Fraunhofer-Institut für Umwelt-, Sicherheits- und Energietechnik UMSICHT

MailScout: Modern kommunizieren ohne E-Mail-Wahnsinn

Oft gibt es in Unternehmen Richtlinien für den Gebrauch von E-Mails. Sie besagen u. a. wie E-Mails inhaltlich gestaltet sein sollten, was einen gut formulierten Betreff auszeichnet und was bei der Auswahl der Empfänger zu beachten ist. An zum bersten vollen virtuellen Postkästen ändert dies meist nichts. Fraunhofer UMSICHT hat mit Unterstützung der Qlago GmbH ein Plugin für Microsoft Outlook® entwickelt, das die E-Mail-Kommunikation in Unternehmen dauerhaft verbessert.

2013 lag das weltweite tägliche E-Mail-Aufkommen [1] bei 182 Milliarden versandten Mails pro Tag, Tendenz steigend. Bedenkt man wie lang das Verfassen einer Mail dauert, wird deutlich wie viel Zeit durch E-Mail-Konversation vertan wird. Speziell auch im Arbeitsalltag. Die Software MailScout ist für Unternehmen gedacht, die E-Mail-Richtlinien effektiv und nachhaltig in ihrer Organisation verankern möchten.

»Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre E-Mail-Richtlinie in der Organisation bekannt zu machen und nachhaltiger zu etablieren«, erklärt Dipl.-Phys. Thorsten Wack, Leiter der Informationstechnik bei Fraunhofer UMSICHT. Oft ist ein Regelwerk zur E-Mail-Nutzung im Unternehmen zwar vorhanden und auch publiziert, trotzdem sind die Inhalte einem Großteil der Mitarbeiter weder bekannt noch werden diese umgesetzt. Ursachen hierfür können unzureichende Rollouts, fehlende Wiederholungen von Schulungsmaßnahmen aber auch Fluktuation von Mitarbeitern sein.

Beitrag zur Effizienz im Unternehmen
MailScout setzt direkt beim Verursacher von E-Mails, dem Absender, an. Eingebettet in Microsoft Outlook, weist die Software den Schreiber durch eine Informationsleiste im Outlook E-Mail-Editor auf die Länge der Nachricht sowie Anhänge hin. »Eine lange Mail will auch gelesen werden. Dies wiederum kostet Zeit und Aufmerksamkeit. MailScout rechnet die Länge von Mails in Lesezeit und optional in Kosten um und gibt, angelehnt an die Ampelfarben, farbliche Signale zur Lesedauer«, ergänzt Wack. Zusätzlich macht die Software Meldung, wenn viele Kontakte im Adressfeld oder im Cc eingepflegt sind. »Häufig werden E-Mails leichtfertig weitergeleitet. Ohne lang zu überlegen bittet man mehrere Kollegen mit einer Mail um Kenntnisnahme, gern auch den direkten Vorgesetzten. Die Folge ist, dass sich die Kollegen durch eine lange Mail wühlen müssen, um den Sinn zu verstehen, da meist auch kein Satz zur Erklärung mitgeliefert wird«.

Training on the job
Der Verfasser wird weder zum Kürzen seiner Mail noch zum Streichen von Empfängern gezwungen, sondern aufmerksam gemacht und sensibilisiert. Gleichzeitig erhält er kontextabhängige Empfehlungen zur Optimierung der E-Mail, die ihn zur Einhaltung gewünschter Richtlinien animieren. »Wie die Richtlinien aussehen bzw. wie im Unternehmen kommuniziert werden soll, bestimmt der Kunde selbst. Die Software kann flexibel und individuell konfiguriert werden«, so Wack. Durch diese Art von e-learning eignen sich Mitarbeiter nebenbei den richtigen Umgang mit E-Mails an. Extra Schulungen, die das Eintrichtern von E-Mail-Richtlinien zum Ziel haben, werden durch MailScout hinfällig.

Die Softwarelösung MailScout wurde vom Land Baden-Württemberg mit einem Innovationsgutschein ausgezeichnet und hat den Innovationspreis IT der Initiative Mittelstand in der Kategorie »Best-of-E-Learning« gewonnen.Inzwischen nutzen diverse Unternehmen, vom mittelständischen Beratungshaus bis zum Dax-Konzern, das Microsoft Outlook® Plugin mit sehr guten Ergebnissen: Laut einer kürzlich durchgeführten Untersuchung unter 150 MailScout-Anwendern wurden rund 20 Prozent aller E-Mails vor dem Versenden auf Grundlage der MailScout-Empfehlungen noch einmal optimiert. Die Qualität der E-Mail-Kommunikation konnte so spürbar gesteigert werden.

Literatur:
[1] Radicati-Group : Email-Statistics-Report-2013-2017-Executive-Summary.pdf: Prognose des weltweiten E-Mail-Aufkommens 2013 – 2017, 2013.